Leistungsbeschreibung
Software „KITALE" – Digitale Management-Plattform für Kindertageseinrichtungen und Schulen
§ 1 Allgemeine Beschreibung
- 1.1
„KITALE" ist eine cloudbasierte Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform zur digitalen Verwaltung, Kommunikation und Organisation von Kindertageseinrichtungen (Krippen, Kindergärten) und Schulen.
- 1.2
Die Software wird über einen aktuellen Webbrowser genutzt und erfordert keine lokale Installation. Sie ist für Desktop- und Mobilgeräte optimiert.
- 1.3
Die Plattform basiert auf einer mandantenfähigen Architektur (Multi-Tenant): Jeder Kunde (Träger) erhält einen eigenen, logisch getrennten Datenbereich. Eltern können mit einem einzigen Account Kinder in verschiedenen Einrichtungen (Tenants) verwalten.
- 1.4
Das Hosting erfolgt auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland (Hetzner Online GmbH).
- 1.5
Der Funktionsumfang gliedert sich in zwei Leistungspakete (siehe § 2). Paket 1 umfasst alle Standardfunktionen der Plattform zum Pauschalpreis nach Einrichtungsgröße. Paket 2 enthält optionale Zusatzmodule auf Anfrage.
§ 2 Leistungspakete im Überblick
Der Leistungsumfang der Software ist in zwei Pakete gegliedert. Paket 1 (Vollpaket) umfasst sämtliche Standardfunktionen – von Kommunikation und Verwaltung über Verpflegungsmanagement und BuT bis zu Abrechnung und Wallet. Der Preis richtet sich ausschließlich nach der Kinderzahl pro Einrichtung. Paket 2 enthält optionale Erweiterungen, die individuell vereinbart werden.
KITALE – Vollständige Plattform
Alle Standardfunktionen inklusive. Keine Lizenz pro Nutzer, keine Einrichtungsgebühr. Ab 5 Einrichtungen 20 % Verbund-Rabatt auf alle Standorte.
- —Kinderstammdaten & Gruppenverwaltung
- —Eltern- & Erzieherkommunikation
- —Abwesenheits- & Anwesenheitsmanagement
- —Kalender & Ferien
- —Dokumente & Dateiverwaltung
- —Benutzerverwaltung & Rollen
- —Single Sign-On (SSO)
- —Einrichtungskonfiguration
- —Export & Reporting
- —Mehrsprachigkeit & KI-Assistent
- —Verpflegungsmanagement & Speiseplan
- —Bildung und Teilhabe (BuT)
- —Abrechnung & Zahlungsabwicklung (Wallet)
- —Cross-Tenant-Wallet für Eltern
- —Caterer-Portal & Gemeinde-Zugang
- —Abrechnungslisten & Sammelrechnungen
Zusatzmodule & Sonderfunktionen
Optionale Erweiterungen und individuelle Anpassungen nach Lastenheft – Personalmodule, erweiterte Reports, Sonderintegrationen.
- —Dienstplan & Personalmodule
- —Arbeitszeitkonto & Personal-Journal
- —Erweiterte Träger-/Provider-Ansichten
- —Setup- & Onboarding-Checklisten
- —Individuelle Reports & Analysen
- —Sonderintegrationen & Schnittstellen
- —App-Store-Publishing
- —Pädagogische Zusatzmodule
§ 3 Leistungsumfang im Detail
Die folgenden Abschnitte beschreiben den konkreten Funktionsumfang je Paket. Optionale bzw. tenant-spezifisch deaktivierbare Funktionen sind jeweils gesondert ausgewiesen.
Paket 1 – KITALE Vollständige PlattformAlle Standardfunktionen · Pauschalpreis nach Einrichtungsgröße11–109 € / Einrichtung / Monat＋
Preisstufen (netto zzgl. 19 % MwSt. · jährliche Abrechnung)
- 1–9 Kinder: 11 €/Monat
- 10–49 Kinder: 32 €/Monat
- 50–99 Kinder: 45 €/Monat
- 100–199 Kinder: 59 €/Monat
- 200–299 Kinder: 74 €/Monat
- 300–449 Kinder: 85 €/Monat
- 450–599 Kinder: 99 €/Monat
- 600–799 Kinder: 109 €/Monat
- Ab 5 Einrichtungen: 20 % Verbund-Rabatt auf alle Standorte
- Bestellgebühr Verpflegungsmodul: 0,15 € je Bestellung (ab Jahr 2: 0,20 €) – wird vom Träger im Essenspreis eingerechnet
3.1 Kinderstammdaten & Gruppenverwaltung
- Kinderprofile, Gruppenzuordnung, Betreuungszeiten
- Notfall- und Abholkontakte
- Allergien, Sonderkost, vegetarische Kennzeichnung
- Gruppenverwaltung (anlegen, bearbeiten, löschen)
3.2 Eltern- & Erzieherkommunikation
- Gruppenchat Eltern ↔ Erzieher in Echtzeit (Socket.IO)
- Direktnachrichten (1:1 Staff ↔ Eltern)
- Lesebestätigungen, Nachrichtensuche, Rollenrechte
- Ankündigungen inkl. Push-/In-App-Ausspielung
- KI-Zusammenfassungen von Chatverläufen
3.3 Abwesenheits- & Anwesenheitsmanagement
- Digitale Krank-/Abwesenheitsmeldungen durch Eltern
- Genehmigungsworkflow für Einrichtungspersonal
- Anwesenheitslisten mit Zeit-Slots
3.4 Kalender & Ferien
- Feiertage, Schulferien, Schließtage, benutzerdefinierte Events
- Mehrsprachige Kalenderinhalte und Event-Kategorien
3.5 Dokumente & Dateiverwaltung
- Dokumenten-Upload (Eltern / Einrichtung)
- Vorlagen, digitale Unterschriften, Lesebestätigungen
- Versionierung, Archivierung, DSGVO-konforme Löschlogik
3.6 Benutzerverwaltung & Rollen
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle (u. a. Eltern, Erzieher, Leitung, Träger)
- Einladungsflows (QR / E-Mail), Event-Sessions / QR-Onboarding
- E-Mail-Verifizierung, Session-Management
- MFA / 2FA (TOTP)
| Einrichtungsleitung | Verwaltung Einrichtung, Gruppen, Personal; Einsicht in Abrechnungen und Übersichten |
| Erzieher / Lehrer | Anlage und Verwaltung von Kindern, Anwesenheitsdokumentation, Kommunikation, Essensbestellung |
| Eltern / Erziehungsberechtigte | Einsicht in Kinderdaten, Abwesenheitsmeldung, Bestellung, Kommunikation, Wallet, Dokumente |
3.7 Single Sign-On (SSO)
- Authentik-basiertes SSO (OIDC)
- Kontoverknüpfung / Entkopplung, SSO-Login-Flow
- Tenant-weise Aktivierung
- Status: in Einführung – Infrastruktur vorhanden, standardmäßig nicht überall aktiv
3.8 Einrichtungskonfiguration
- Öffnungszeiten, Essenszeiten, Bestell- / Stornofristen
- Kontaktdaten, Bankdaten, Locale / Bundesland
3.9 Export & Reporting
- Exporte in CSV / JSON / PDF
- Standardberichte, Listen und Abrechnungsauswertungen
3.10 Mehrsprachigkeit, Übersetzung & KI-Assistent
- UI in mehreren Sprachen
- Automatische Übersetzungen (DeepL / LibreTranslate)
- KI-Assistenzfunktionen (z. B. Zusammenfassungen)
3.11 Verpflegungsmanagement
- Speiseplanverwaltung und Essensbestellung
- Bestellfristen, Storno, Allergieberücksichtigung
- Wiederkehrende Bestellungen / Auto-Orders
- Fehlgeschlagene Auto-Orders inkl. Monitoring / Benachrichtigung
- Tages- / Wochenübersichten und Küchenreports
3.12 Bildung und Teilhabe (BuT)
- Bescheid-Upload durch Eltern
- OCR-gestützte Vorprüfung und Plausibilitätschecks
- Verifizierungs- / Freigabeworkflow
- Bewilligungsstatus, Ablaufwarnungen (30 / 14 / 7 / 1 Tag)
- Kostenträger- / Amtslogik
- Abrechnungslistenerstellung inkl. Export / PDF
3.13 Abrechnung & Zahlungsabwicklung
- Wallet-System (Stripe-basiert) für Selbstzahler
- Aufladung, Belastung, Rückbuchung, Transaktionshistorie
- Cross-Tenant-Wallet für Guardians
- Abrechnungsübersichten
- Caterer-Zugang / Caterer-Portal
- Gemeinde- / Municipality-Zugang
Paket 2 – Zusatzmodule & SonderfunktionenPersonalmodule, erweiterte Reports, Sonderintegrationen, RoadmapAuf Anfrage＋
Die Inhalte von Paket 2 sind nicht im Vollpaket enthalten und werden auf Basis individueller Anforderungen separat vereinbart.
3.14 Dienstplan & Personalmodule
- Dienstplan (Tages- / Wochenansicht, Verfügbarkeiten, Abdeckung)
- Arbeitszeitkonto
- Personal-Journal
3.15 Erweiterte Verwaltungs- und Organisationsfeatures
- Erweiterte Träger- / Provider-Ansichten
- Setup- / Onboarding-Checklisten
- Zusätzliche Rollen- und Prozessmodule
3.16 Erweiterte Reporting- und Analysefunktionen
- Individuelle Reports, Report-Einstellungen
- Modulübergreifende Auswertungen
3.17 Erweiterte Integrationen / Sonderanforderungen
- Sonderintegrationen (z. B. spezifische Träger- / Kommunalprozesse)
- Individuelle Anpassungen nach Lastenheft
3.18 Zukunfts- / Roadmap-Themen
- App-Store-Publishing (Native Packaging)
- Pädagogische Zusatzmodule
- Weitere länderspezifische Identitäts- / Loginverfahren
§ 4 Technische Voraussetzungen
- 4.1
Für die Nutzung der Software benötigt der Kunde:
- Internetfähige Endgeräte (PC, Tablet, Smartphone)
- Aktueller Webbrowser (Chrome, Firefox, Safari, Edge – jeweils aktuelle Version)
- Stabile Internetverbindung
- 4.2
Die Bereitstellung der technischen Voraussetzungen obliegt dem Kunden gemäß § 3.1 des Hauptvertrags.
§ 5 Nicht im Leistungsumfang enthalten
- 5.1
Folgende Leistungen sind nicht Bestandteil von Paket 1 und bedürfen einer gesonderten Vereinbarung (ggf. im Rahmen von Paket 2):
- Individualentwicklungen und kundenspezifische Anpassungen der Software
- Datenmigration aus Altsystemen (Unterstützung auf Anfrage möglich)
- Schulungen vor Ort oder per Video (auf Anfrage gegen gesonderte Vergütung)
- Hardware-Beschaffung (Endgeräte, Netzwerkinfrastruktur)
- Herstellung der Internetverbindung zwischen den IT-Systemen des Kunden und dem Server des Anbieters
- Direkte API-Anbindung an Ämter und Kostenträger (aufgrund des Sozialgeheimnisses nicht möglich)
§ 6 Weiterentwicklung
- 6.1
Der Anbieter entwickelt die Software kontinuierlich weiter. Neue Funktionen und Module können im Rahmen regulärer Updates bereitgestellt werden (vgl. § 5.4 des Hauptvertrags).
- 6.2
Geplante zukünftige Erweiterungen umfassen unter anderem:
- Mobile App (iOS / Android) über App Store und Google Play Store
- Pädagogische Funktionen (Entwicklungsberichte, Portfolio, Beobachtungsbögen)
- Schichtplan- und Personalverwaltung mit dynamischer Kapazitätsprüfung
- Erweiterte Abrechnungsfunktionen (Elternbeiträge, Rechnungen, Mahnwesen)
- 6.3
Die in § 6.2 genannten Erweiterungen stellen keine verbindliche Zusage dar. Der tatsächliche Umfang und Zeitplan künftiger Releases liegt im Ermessen des Anbieters.
§ 7 Änderungen der Leistungsbeschreibung
- 7.1
Diese Leistungsbeschreibung kann vom Anbieter bei funktionellen Weiterentwicklungen oder Änderungen der Software angepasst werden.
- 7.2
Wesentliche Änderungen am Funktionsumfang, die bestehende Workflows des Kunden beeinträchtigen, werden gemäß § 5.4 des Hauptvertrags mindestens 30 Tage im Voraus angekündigt.
- 7.3
Die jeweils aktuelle Fassung dieser Leistungsbeschreibung ist unter kitale.de/de/leistungsbeschreibung abrufbar.
- 7.4
Da diese Leistungsbeschreibung jederzeit aktualisiert werden kann, ist jeder Vertragspartner verpflichtet, die zum Zeitpunkt des Abschlusses eines Bestellscheins gültige Fassung dieser Leistungsbeschreibung als PDF oder in anderer dauerhaft reproduzierbarer Form herunterzuladen und revisionssicher zu speichern. Maßgeblich für den jeweiligen Vertrag ist ausschließlich die zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des Bestellscheins gültige und vom Kunden lokal archivierte Fassung. Der Anbieter ist nicht verpflichtet, frühere Versionen dieser Leistungsbeschreibung dauerhaft online vorzuhalten.